1. Begripsbepaling

In dit document wordt verstaan onder:
1.1 WOC Regio West, handelend onder de naam Regionale WaterPoloSchool (RWPS) Regio West en statutair gevestigd in Den Haag met KvK nummer 61053430
1.2 Website, de verzameling van officieel door het WOC Regio West bestuur ingezette communicatiemiddelen zoals de website van RWPS Regio West, www.rwps-regiowest.nl , en overige sociale netwerken waarop de RWPS Regio West een profiel heeft;
1.3 Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- en/of achternaam, (e-mail)adres, nummer(s), teamfoto, gedrag en sportvaardigheden zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens;
1.4 Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens.
1.5 Deelnemer, betreft degene die zich via de website of welke andere wijze dan ook inschrijft als Deelnemer.
1.6 Vrijwilliger, is degene die als zodanig bekend is gesteld.
1.7 Technisch en/of Bestuurlijk kaderlid, is degene die als zodanig bekend is gesteld. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren;
1.8 Bezoeker, is degene die van de Website gebruik maakt, en geen mogelijkheden heeft om Content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;
1.9 Beheerder, is de persoon die door het WOC Regio West bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie ‘Secretariaat’ (ledenadministratie) of ‘Penningmeester’ (bankgegevens) beschikt;
1.10 Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website. Een Gebruiker kan zijn: Deelnemer, Technisch en/of Bestuurlijk kaderlid, Vrijwilliger of Bezoeker.

2. Algemeen

2.1 De stichting WOC Regio West, handelend onder de naam RWPS, is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.
2.2 Door de Website van RWPS Regio West te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als Deelnemer gaat een Gebruiker en/of Deelnemer akkoord met de volgende voorwaarden die daar op van toepassing zijn.
2.3 Indien een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Deelnemer en dit te melden aan RWPS Regio West.

3. Verwerking van Persoonsgegevens

3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven en rechtmatig doel. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van WOC Regio West uit:
   a. een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;
   b. de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;
   c. het uitvoeren van een contract met een betrokkene; of
   d. het voldoen aan een wettelijke plicht.
3.2 Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen Website Verwerken. Vrijwilligers die een rol hebben als teambegeleider kunnen ook bepaalde persoonsgegevens (e-mailadressen en telefoonnummers) van teamleden aanpassen.
3.3 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de stichting WOC Regio West en de RWPS.
3.4 Een Deelnemer kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij de RWPS Regio West en het eventueel wijzigen van eigen Persoonsgegevens (b.v. telefoonnummers, e-mailadressen, eigen profielfoto en bankrekening t.b.v. incassomachtiging).
3.5 De RWPS Regio West verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website Persoonsgegevens verstrekken aan de RWPS Regio West in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Deelnemer. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:
   a. Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);
   b. Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt de RWPS Regio West de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en emailadres);
   c. Om zich in te schrijven als Deelnemer hierbij door WOC Regio West ondersteund te worden, dien een Deelnemer:
      1. verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres te verstrekken;
      2. verplicht diens financiële gegevens, waaronder rekeningnummer, te verstrekken.
3.6 De verstrekte Persoonsgegevens worden door WOC Regio West uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld.
3.7 De RWPS Regio West kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van de RWPS Regio West die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen via info@rwps-regiowest.nl

4. Beeldrecht

4.1 Tijdens de trainingen, wedstrijden en sport gerelateerde activiteiten bij de RWPS Regio West worden regelmatig foto’s genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van de RWPS Regio West, leden van andere stichtingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Website en/of Sociale Netwerken van de RWPS Regio West verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient dit via info@rwps-regiowest.nl kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop Gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Portretten van Leden kunnen worden opgenomen op Website en/of App ten behoeve van teamidentificatie.

5. Melding

5.1 Voor het verwerken van Persoonsgegevens is de RWPS Regio West vrijgesteld van de wettelijke meldingsplicht bij het College bescherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.
5.2 Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hiermee vervalt de onder 5.1 bedoelde meldplicht.
5.3 Zodra er bekendheid is met een Datalek zal het de RWPS Regio West bestuur conform wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden geïnformeerd.

6. Doorgifte aan derden

6.1 De RWPS Regio West heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden een bewerker ingeschakeld, met wie de RWPS Regio West een overeenkomst heeft gesloten die erop ziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.
6.2 Voor het overige zal de RWPS Regio West de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met derden (bv. sponsoren) delen, tenzij:
a. Door het Deelnemer uitdrukkelijk toestemming is gegeven;
b. Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van de RWPS Regio West in het belang van haar Gebruikers is.

7. Cookies

7.1 De RWPS Regio West maakt gebruik van zogenaamde cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de Website wordt bezocht wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de Gebruiker invult op de Website voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de Website op de desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat Persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.
7.2 Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

8. Google Analytics

8.1 De RWPS Regio West maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse -service die wordt aangeboden door Google, Inc. (Google). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe Gebruikers de Website gebruiken.
8.2 Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Gebruikers de Website gebruiken, om rapporten over de Website- activiteit op te stellen voor de RWPS Regio West en andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens. De RWPS Regio West is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

9. Sociale netwerken

9.1 Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. De RWPS Regio West heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacy-verklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.
9.2 De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy – en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele Persoonsgegevens. De RWPS Regio West is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

10. Links naar en cookies op websites van derden

10.1 Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers
deze websites bezoeken, zijn de privacy-verklaringen van deze derde partijen van toepassing.
De RWPS Regio West is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met
Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

11. Inzage en correctie

11.1 De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De Gebruiker kan een verzoek tot inzage doen via info@rwps-regiowest.nl

12. Bewaartermijn

12.1 De RWPS Regio West bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij de RWPS Regio West op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:
   a. De bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt twee jaar geteld gerekend vanaf einde Deelnemerschap;
   b. De bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;
   c. Indien gegevens t.b.v. statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.
12.2 Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud- deelnemers te benaderen, heeft de RWPS Regio West graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het Deelnemerschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens.

13. Beveiliging

13.1 De RWPS Regio West heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de Persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups.
Ondanks dat de RWPS Regio West alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

14. Wijzigingen

14.1 De RWPS Regio West behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Gebruik van de Website houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van de RWPS Regio West.

15. Contact

15.1 Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring, kan contact worden
opgenomen met de RWPS Regio West via info@rwps-regiowest.nl